Hoe moet je correct een factuur opstellen?

vrijdag, 16 juni, 2017 - 14:47

 

Bij het leveren van goederen, of verlenen van diensten aan een ander bedrijf (B2B) is men steeds verplicht een correcte factuur op te stellen. Aan een particuliere klant (B2C) moet men in welbepaalde gevallen ook een correcte factuur opstellen. Het ontbreken van de verplichte vermeldingen op de factuur kan leiden tot sancties.

De verplichte factuurvermeldingen zijn de volgende:

  • Datum van uitreiking;
  • Volgnummer van de factuur;
  • Naam of maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer en aard van de rechtspersoon van de leverancier of de dienstverrichter;
  • Naam of maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer en aard van de rechtspersoon van de koper of de afnemer van de dienst;
  • De volledige identiteit van de aansprakelijke vertegenwoordiger, indien de schuldenaar van de btw niet in België is gevestigd, maar wel een aansprakelijk vertegenwoordiger heeft;
  • Bankrekeningnummer van de leverancier of dienstverrichter waarop betaald moet worden;
  • Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum;
  • Datum van het belastbaar feit, dus datum van de levering of de dienst of de datum van de ontvangst van de prijs (of een deel ervan), voor zover die verschilt van de datum van de uitreiking van de factuur;
  • Een voldoende gedetailleerde beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of van de verstrekte dienst;
  • Eenheidsprijs evenals de eventuele vooruitbetalingen en prijskortingen indien deze niet in deze eenheidsprijs zijn inbegrepen;
  • Het toegepaste btw-tarief en het totaalbedrag van de verschuldigde btw. Als er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn moeten deze per tarief vermeld worden;
  • Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerder facturen of stukken worden opgemaakt;
  • ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant;
  • ‘Factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing;
  • ‘Vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn;
  • Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving ( verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen.

Als deze verplichtingen niet worden nageleefd, zijn hier sancties aan verbonden, namelijk:

  • Bij eerste overtreding, voor zover ze louter toevallig is en geen afbreuk doet aan de Schatkist: 25 euro per factuur, met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
  • Bij andere eerste overtredingen: 50 euro per factuur, met een maximum van 250 euro.
  • Bij tweede overtreding:125 euro met een maximum van 1.250 euro.
  • Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.

Indien de factuur onjuiste gegevens bevat over het identificatienummer, de naam of het adres van de partijen, aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen/diensten, de prijs of het toebehoren ervan, heeft de overheid echter de keuze om in plaats van de voornoemde boetes een proportionele geldboete op te leggen van maximaal 200 % van de verschuldigde BTW. Als er geen sprake is van fraude, wordt deze geldboete verminderd tot 100 %, dan wel tot 60 %.

Algemene voorwaarden:

In de algemene voorwaarden kan u meer uitgebreid de regels vermelden die u toepast, bijv. over de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, wat bij geschillen, enz...
Het is geen verplichting om gebruik te maken van algemene voorwaarden maar het is uiteraard in uw voordeel dit wel te doen. Wenst u hiervan gebruik te maken is het aangewezen om deze te vermelden op de achterkant van uw bestelbon en factuur. Bij digitale facturen moeten deze algemene voorwaarden meegestuurd worden.

Voor meer informatie omtrent hoe een factuur of algemene voorwaarden op te stellen neemt u gerust contact op met uw accountant of dossierbeheerder.